Proces subsidie aanvragen

Informatie in de aanvraag

De subsidieaanvraag bevat de volgende informatie:

• de hoogte van de aangevraagde subsidie en motivering van de aanvraag;
• een beschrijving van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd;
• de doelen en resultaten die met die activiteiten worden nagestreefd, en hoe de activiteiten daaraan bijdragen;
• een begroting met inkomsten en uitgaven voor deze activiteiten. Indien van toepassing staat ook in de begroting welke andere subsidies/ vergoedingen nog meer zijn aangevraagd voor deze activiteiten en wat hiervan de stand van zaken is.
• een overzicht van de contributies, tarieven en aantal leden/ donateurs, als dit van toepassing is;
• als het een subsidie is die per boekjaar aan een rechtspersoon wordt verstrekt, inzicht in het vermogen op het moment van de aanvraag (of de balans van afgelopen 31 december).
• als het een subsidieaanvraag boven de €50.000 is, een plan van aanpak waarin de aanvrager laat zien hoe de activiteiten bijdragen aan de gestelde doelen en de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente Renswoude;
• als de aanvrager een ondernemer is, een ingevulde de-minimisverklaring5.

Bij subsidies tot €2.500 kan er vanuit de gemeente besloten worden dat er minder informatie ingediend hoeft te worden.

Als er voor de 1e keer een jaarlijkse of meerjarige subsidie wordt aangevraagd, vragen wij u om een aantal extra documenten in te leveren:

• exemplaar van de oprichtingsakte of de statuten;
• het jaarverslag;
• de jaarrekening of de balans van het voorgaande jaar.

Na uw aanvraag

Hoe lang duurt het

Over een jaarlijkse of meerjarige subsidie wordt uiterlijk 31 december een beslissing genomen, maar het streven is om voor 1 oktober een besluit te nemen over de aanvraag.

Een eenmalige subsidie wordt besloten binnen 13 weken na het indienen van de volledige subsidieaanvraag.

De beschikking

Het besluit wordt gedeeld in een verleningsbeschikking. Hierin staat de hoogte van het subsidiebedrag, in welke periode en termijnen de subsidie wordt uitbetaald en het begrotingsvoorbehoud. Ook wordt hierin vermeld of u de subsidie na afloop moet verantwoorden en welke aanvullende voorwaarden er zijn

Voorlopig of vastgesteld

Zo lang een subsidie nog niet is vastgesteld, gaat het om een voorlopige subsidie. Subsidies kunnen bij verleningsbeschikking direct worden vastgesteld of ze kunnen vastgesteld worden na afloop van de activiteiten of het tijdvak waarvoor de subsidie is verleend. Voordat een subsidie definitief wordt vastgesteld, kan het nodig zijn dat er verantwoording ingediend moet worden (bijvoorbeeld van het aantal leden, uitleg of de activiteiten zijn verricht, of inzicht in de winst/kosten van de activiteit).
Ook kan het nodig zijn om een aanvraag tot subsidievaststelling in te dienen.

Eenmalige subsidies en een jaarlijkse subsidies tot en met €5.000,- worden direct vastgesteld. U hoeft geen aanvraag tot subsidievaststelling in te dienen. We kunnen wel vragen om aan te tonen dat aan de afgesproken verplichtingen is voldaan en de activiteiten zijn verricht. De afspraken hierover zijn opgenomen in de verleningsbeschikking. 
Als er verantwoording nodig is: 

• Een eenmalige subsidie moet u binnen 13 weken na de activiteit verantwoorden;
• Een jaarlijkse subsidie moet u vóór 1 mei na afloop van het kalenderjaar indienen. 

Subsidies vanaf € 5.000,- en meerjarige subsidies worden voorlopig vastgesteld. U moet een aanvraag tot subsidievaststelling indienen:

• bij een eenmalige van meer dan € 5.000,-  binnen 13 weken na afloop van de activiteit;
• bij een jaarlijkse subsidie van meer dan € 5.000,- en  meerjarige subsie vóór 1 mei na afloop van het kalenderjaar waarvoor de subsidie is aangevraagd.

De aanvraag tot subsidievaststelling bevat de volgende informatie:

• een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan;
• een financieel verslag, waaruit de aan de verrichte activiteiten verbonden inkomsten en uitgaven blijken. De subsidie van de gemeente wordt duidelijk weergegeven.
• als het een subsidieaanvraag boven de €50.000 betreft
  •  een balans op de slotdatum van het afgelopen subsidietijdvak met een toelichting daarop.
  • een controleverklaring, opgesteld door een onafhankelijk accountant.

Subsidies boven €5.000,- worden na ontvangt van de aanvraag tot subsidievaststelling binnen 13 weken vastgesteld.